賃貸経営や契約内容について確認したいことがあるのに管理会社に電話しても連絡がつかない、入居者や近隣住民からクレームや対応の要請が入ったのに管理会社が電話に出ない、そんなとき、オーナーはどうすれば良いのでしょうか。
あってはほしくない「管理会社が電話に出ない」という事態にどう対処すべきか検討していきましょう。
■夜間の対応ができないトラブル
管理会社は突然のトラブルに対応できるよう、基本的には24時間365日対応を行い、夜間対応窓口や緊急対応窓口を設けておくのが一般的です。
大手の管理会社であれば、対応窓口もしっかりしていますが、小さな管理会社に賃貸経営を委託した場合、満足のいく対応が受けられない場合があります。
夜間のスタッフが1名だけ、アルバイトの管理員が1名だけ待機しているといったケースがあるからです。
もし、別の賃貸物件の対応で出てしまえば、連絡をしても電話に出ない、つながらないケースが考えられます。
こうしたときはトラブル内容に応じて、オーナーが緊急対応しなければなりません。
翌朝以降の対応でも間に合うケースなら、すぐに対応できないことを詫び、翌日の管理会社の通常営業時間以降に対応を取ることを伝えましょう。
水道トラブルなど緊急事態の場合には、24時間対応の水道業者や便利屋などをオーナーが手配しましょう。
騒音トラブルでクレームが入った場合は、注意する旨を伝えたうえで、騒音を出している入居者に直接電話を入れるなどして対応しましょう。
そのうえで、翌日の営業時間になったら、管理会社への対応を求めます。
■悪徳な管理会社だった場合
管理契約を委託しておきながら必要なスタッフがいない、連絡がつかず、所在もわからなくなるような悪徳な管理会社であった場合はどうすれば良いのでしょうか。
対応をしてもらおうとして初めて、悪徳業者だったことに気付くケースは少なくありません。
緊急事案でない場合は、電話は繋がっていて出ないだけの場合、まずは何度か時間帯や曜日を変えて電話してみます。
いつ電話して出なかったのか、記録を残しておきましょう。
何度かけても繋がらない、電話自体が繋がらない場合は管理会社の住所に内容証明郵便を送ります。
それでも連絡がつかない場合、電話が通じなかった記録や内容証明郵便を送った記録を携えて弁護士などの専門家に相談して対応を仰ぎましょう。
悪徳な管理会社の契約解除や損害賠償請求などをしてもらいつつ、信頼できる管理会社を探して、早急に変更することが必要です。
